ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL
1. O que é Redação Oficial
→ É a maneira
pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações.
A
redação oficial deve caracterizar-se:
- pela impessoalidade,
- uso do padrão culto de linguagem,
- clareza,
- concisão,
- formalidade,
- uniformidade.
Deve sempre permitir uma única
interpretação e ser estritamente impessoal e uniforme, o que exige o uso de
certo nível de linguagem.
1.1 A Impessoalidade
A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que
haja comunicação, são necessários:
a) alguém que comunique,
b) algo a ser comunicado, e
c) alguém que receba essa comunicação.
No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público (este ou aquele
Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão
que comunica; o destinatário dessa
comunicação ou é o público, o conjunto
dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da
União.
Percebe-se, assim, que o tratamento
impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais
decorre:
a) da ausência de impressões individuais
de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por
Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a
comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização, que permite que
comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si
certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a
comunicação, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão,
sempre concebido como público,
ou a outro órgão público.
c) do caráter impessoal do próprio
assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se
restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não
cabe qualquer tom particular ou pessoal.
1.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações
Oficiais
Por
seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e
concisão, eles requerem o uso do padrão
culto da língua. Há consenso
de que o padrão culto é aquele em que:
a)
observam-se as regras da gramática formal,
b) emprega-se um vocabulário comum ao conjunto
dos usuários do idioma.
1.3 Formalidade e Padronização
As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecer a certas
regras de forma: além das
já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem,
é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.
A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das
comunicações, que devem seguir um mesmo padrão.
A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a
correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.
1.4 Concisão e Clareza
Conciso é o texto que consegue
transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.
Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que
nada acrescentem ao que já foi dito.
A clareza deve
ser a qualidade básica de todo texto oficial.
Pode-se definir como claro aquele texto
que possibilita imediata compreensão pelo leitor.
No entanto, a clareza não é algo que se
atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da
redação oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia
decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e
por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria.
c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível
uniformidade dos textos;
d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada
lhe acrescentam.
→ Vejamos outros aspectos comuns a quase todas as modalidades de
comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e
a identificação do signatário.
2 Pronomes de
Tratamento
Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades quanto à
concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa
gramatical, levam a concordância para a terceira pessoa. Ex.:
"Vossa Senhoria nomeará o substituto";
"Vossa Excelência conhece o assunto".
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são
sempre os da terceira pessoa: "Vossa Senhoria nomeará seu substituto."
(e não "Vossa ... vosso...").
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve
coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que
compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é "Vossa
Excelência está atarefado", "Vossa Senhoria deve estar
satisfeito"; se for mulher, "Vossa
Excelência está atarefada", "Vossa Senhoria deve estar satisfeita".
2.2 Emprego dos Pronomes de Tratamento
São de uso consagrado:
Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:
a) do Poder Executivo:
Presidente da República;
Vice-Presidente da
República;
Ministros de Estado;
Governadores e
Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;
Oficiais-Generais das
Forças Armadas;
Embaixadores;
Secretários-Executivos de
Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;
Secretários de Estado dos
Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
Deputados Federais e
Senadores;
Ministro do Tribunal de
Contas da União;
Deputados Estaduais e
Distritais;
Conselheiros dos Tribunais
de Contas Estaduais;
Presidentes das Câmaras
Legislativas Municipais.
c) do Poder Judiciário:
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais;
Juízes;
Auditores da Justiça
Militar.
O vocativo a ser empregado
em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Excelentíssimo Senhor
Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor
Presidente do Congresso Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades
serão tratadas com o vocativo Senhor,
seguido do cargo respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
No envelope, o
endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa
Excelência, terá a seguinte forma:
A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça 70.064-900 – Brasília. DF |
A Sua Excelência o Senhor
Senador Fulano de Tal Senado Federal 70.165-900 – Brasília. DF |
A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal Juiz de Direito da 10a Vara Cível Rua ABC, no 123 01.010-000 – São Paulo. SP |
Em comunicações oficiais,
está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às
autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se
ocupe
qualquer cargo público,
sendo desnecessária sua repetida evocação.
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares.
O vocativo adequado é:
Senhor Fulano de Tal,
(...)
(...)
No envelope, deve constar do
endereçamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, no 123
70.123 – Curitiba. PR
Fulano de Tal
Rua ABC, no 123
70.123 – Curitiba. PR
Como se depreende do
exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para
as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e
para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por
força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade.
Corresponde-lhe o vocativo:
Magnífico Reitor,
(...)
(...)
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia
eclesiástica, são:
Vossa Santidade, em comunicações
dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é:
Santíssimo Padre,
(...)
(...)
Vossa Eminência ou Vossa
Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o
vocativo:
Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,
(...)
(...)
Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e
Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria
Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores
religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes,
clérigos e demais religiosos.
3 Fechos para
Comunicações
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar
o texto, a de saudar o destinatário. Com a finalidade de simplificar e uniformizar, é estabelecido o emprego de
somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação
oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as
demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as
expede, abaixo do
local de sua assinatura. A
forma da identificação deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)
Nome
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
Nome
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
(espaço para assinatura)
Nome
Ministro de Estado da Justiça
Nome
Ministro de Estado da Justiça
Para evitar equívocos,
recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira
para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
O Padrão Ofício
Partes do
documento no Padrão Ofício
O aviso, o ofício e o memorando devem
conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF
Aviso 123/2002-SG
Of. 123/2002-MME
b) local
e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília, 15 de março
de 2011.
c) assunto:
resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em
2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de
novos computadores.
d) destinatário: o nome
e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser
incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que
não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a
seguinte estrutura:
– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é
apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: "Tenho
a honra de", "Tenho o prazer de", "Cumpre-me
informar que", empregue a forma direta;
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de
uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o
que confere maior clareza à exposição;
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição
recomendada sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes
estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de
documentos a estrutura é a seguinte:
– introdução: deve iniciar
com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento
não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da
comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados
completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto
de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte
fórmula:
"Em resposta ao Aviso
nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de
3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da
requisição do servidor Fulano de Tal."
ou
"Encaminho, para
exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12,
de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da
Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de
técnicas agrícolas na região Nordeste."
– desenvolvimento: se o
autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que
encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em
caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero
encaminhamento.
f) fecho
g) assinatura do autor da comunicação; e
h) identificação do signatário
Forma de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma
de apresentação:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de
corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á
utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
c) é obrigatória constar a partir da segunda página o número da página;
d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as
faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direta terão as distâncias
invertidas nas páginas pares ("margem espelho");
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da
margem esquerda;
f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;
g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm ;
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos
após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal
recurso, de uma linha em branco;
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras
maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de
formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A
impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser
impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm ;
m) deve ser utilizado,
preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos
documentos de texto;
n)
dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto
preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos
análogos;
o) para
facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte
maneira:
tipo
do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo
Ex.: "Of. 123 - relatório produtividade ano 2002"
Aviso e Ofício
Aviso e ofício são
modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença
entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado,
para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e
pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos
oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício,
também com particulares.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o
modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que
invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor
Presidente da República,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes
informações do remetente:
– nome do órgão ou setor;
– endereço postal;
– telefone e endereço de correio eletrônico.
Memorando
O memorando é a modalidade de comunicação entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em
mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicação eminentemente interna.Pode ter caráter meramente administrativo, ou
ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem
adotados por determinado setor do serviço público. Sua
característica principal é a agilidade.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu
destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe
para Assuntos Jurídicos
Requerimento
É um documento no qual o interessado,
depois de se identificar e qualificar, faz sua solicitação à autoridade
competente. Só é usado ao se dirigir ao
serviço público.
O requerimento é um instrumento do cidadão,
nele se faz a solicitação de um direito que a pessoa, grupo de pessoas ou
empresa, considera ter.
Circular
Correspondência oficial, de caráter interno, enviada,
simultaneamente, a diversos
destinatários, com texto idêntico, transmitindo informações, instruções,
ordens, recomendações ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e
regulamentos.
Certidão
Documento oficial, com base em
documento original, objetivando comprovar a existência de ato ou assentamento
de interesse de alguém. Deve reproduzir fielmente, de inteiro teor ou
resumidamente, atos ou fatos constantes de processo, livro ou documento que se
encontre nas repartições públicas.
Ata
Registro sucinto de fatos,
ocorrências, resoluções e decisões de uma assembleia,sessão ou reunião. A ata é
documento de valor jurídico.
Atestado
Atestado administrativo é o ato pelo qual a Administração comprova um
fato ou uma situação de que tenha conhecimento por seus órgãos competentes.
Declaração
Documento Oficial que objetiva
informar, mediante solicitação e com base em documento original ou em
assentamentos do interessado, dados pessoais, funcionais ou financeiros.
Correio Eletrônico
Nos termos da legislação em vigor,
para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental e, para que
possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a
identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Bibliografia:
Sartori Luciane. Modelos
de redações oficiais – estruturas e funções.
Manual de Redação da
Presidência da República.Brasília.DF. 2002.
Manual de Redação
Oficial. 2009.
Correspondência
Oficial TCE.
Manual de Redação e
de Atos Oficiais.Brasília.DF. 2005.
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